會(huì)議組織與管理

【課程背景】
會(huì)議管理重要的方式之一，也是企業(yè)日常工作中最普遍的工作內(nèi)容，作為一種重要的管理工具和工作方式，會(huì)議的發(fā)起、計(jì)劃、召集和實(shí)施是一系列環(huán)環(huán)相扣的細(xì)節(jié)方法和流程的有機(jī)整體，切實(shí)掌握這些方法和流程，有效提高會(huì)議效率和質(zhì)量，提高成效同時(shí)降低會(huì)議成本，是各行各業(yè)管理所共同面臨的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題；如何擺脫文山會(huì)海，會(huì)議疊生、效率低下的現(xiàn)狀？如何提升各類會(huì)議的效果和水平，使會(huì)議發(fā)揮它應(yīng)有的作用和功能，避免各類因會(huì)議而衍生的“副作用”，提升各級(jí)管理者的工作效能？本課程著重探討和闡明開好會(huì)議、管好會(huì)議的重要方法和流程，對(duì)各級(jí)管理者提升會(huì)議能力和工作效能提供實(shí)用可靠的解決途徑。
【課程收益】
1、學(xué)習(xí)和了解會(huì)議的基本知識(shí)和重要觀點(diǎn)。
2、學(xué)習(xí)和掌握開好會(huì)議的衡量方法和標(biāo)準(zhǔn)。
3、掌握會(huì)議的規(guī)范流程如何有效組織和召開會(huì)議。
4、學(xué)習(xí)和掌握常見會(huì)議的組織。
5、掌握會(huì)議管理的基本方法和技能。
【課程對(duì)象】     企業(yè)各級(jí)管理人員 部門經(jīng)理 總監(jiān) 高層主管
【課程時(shí)間       2天（12小時(shí)）課程

第一講：對(duì)會(huì)議的認(rèn)知
一、對(duì)會(huì)議的認(rèn)識(shí)
1、為什么要開會(huì)?
（1）形式的層面            （2）溝通的層面             （3）決策的層面           （4）組織的層面
2、會(huì)議的形式與類型
3、會(huì)議的基本要素和流程
（1）會(huì)議議題及目的                （2）會(huì)議召集、主持者               （3）與會(huì)者（議題相關(guān)）
（4）會(huì)議議程                      （5）會(huì)議時(shí)間及時(shí)限

二、什么是好的會(huì)議？
1、好的會(huì)議的標(biāo)準(zhǔn)
（1）達(dá)到目的、得到結(jié)果                        （2）與會(huì)者充分的參與
（3）緊扣主題                                  （4）有效利用時(shí)間
2、會(huì)議解決什么“問(wèn)題”？
（1）達(dá)成共識(shí)                                      （2）形成方案、決議
（3）落實(shí)執(zhí)行者和責(zé)任人                            （4）確定落實(shí)目標(biāo)和追蹤
3、時(shí)刻牢記會(huì)議的目的

第二講：會(huì)議組織與管理

一、大會(huì)的組織

1、會(huì)前的準(zhǔn)備工作         

（1）會(huì)議建議方案報(bào)批           （2）制發(fā)會(huì)議通知              （3）會(huì)議籌備                             

（4）會(huì)議文件材料準(zhǔn)備           （5）會(huì)場(chǎng)布置                  （6）后勤、安全保障

2、會(huì)議召開期間工作

（1）會(huì)議簽（報(bào)）到               （2）會(huì)議引導(dǎo)                （3）照相安排                                

（4）會(huì)議記錄                     （5）編印文件材料            （6）會(huì)議安全保衛(wèi)工作

（7）后勤服務(wù)保障工作             （8）其它服務(wù)工作

3、會(huì)后工作

（1）清退會(huì)議材料              （2）會(huì)議文件印發(fā)

情景演練：頒獎(jiǎng)大會(huì)

二、辦公會(huì)議的組織

1、開會(huì)前的準(zhǔn)備工作

（1）如何判斷會(huì)議是否舉行                             （2）會(huì)議準(zhǔn)備的內(nèi)容

（3）主持人手冊(cè)                                       （4）與會(huì)者守則

2、 高效會(huì)議的六項(xiàng)原則
 （1）嚴(yán)格控制會(huì)議范圍                                （2）嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間
 （3）嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量                                （4）嚴(yán)格控制會(huì)議紀(jì)律
 （5）清晰準(zhǔn)確的會(huì)議記錄                              （6）高效務(wù)實(shí)的會(huì)議跟蹤

3、會(huì)議的過(guò)程管理
（1）會(huì)前準(zhǔn)備                                        （2）主持人的會(huì)議管理
（3）如何做開場(chǎng)白                                    （4）樹立主持威信
（5）分配發(fā)言時(shí)間                                    （6）控制會(huì)議節(jié)奏

（7）推進(jìn)會(huì)議流程                                    （8）如何圓滿結(jié)束會(huì)議
4、主持人常用話術(shù)

（1）展示                  （2）探尋                （3）評(píng)論                  （4）建立
（5）測(cè)試?yán)斫馇闆r          （6）排除                （7）引進(jìn)              （8）就程序提出建議
（9）總結(jié)
【情景演練】會(huì)議主持開場(chǎng)白（1分鐘）
 5、如何對(duì)待會(huì)議中的麻煩制造者

（1）跑題者                         （2）否定者                          （3）過(guò)敏者               

（4）革命者                         （5）羞澀者                          （6）如何操作“階段式與會(huì)”（7）如何處理請(qǐng)假                   （8）如何處理缺席                    （9）如何處理走神

（10）如何處理開小會(huì)               （11）如何處理接打電話

4．如何做好會(huì)議記錄
（1）會(huì)議文字記錄資料                （2）會(huì)議記錄的格式              （3）會(huì)議文字記錄者的功能
（4）會(huì)議文字記錄的原則              （5） 會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要         （6） 會(huì)議文字記錄的方法
 （7） 記錄者位置的安排              （8）會(huì)場(chǎng)對(duì)記錄的要點(diǎn)確認(rèn)        （9）記錄過(guò)程中的話術(shù)技巧

（10）探尋真實(shí)的意思表達(dá)            （11）詢問(wèn)錯(cuò)過(guò)的詞句            （12）引導(dǎo)面向議題與議程的討論
（13）確認(rèn)記錄真實(shí)正確              （14）會(huì)議記錄工具：錄音與錄像
5、會(huì)議接待
（1）會(huì)議接待的原則                                （2）會(huì)議接待的職能組織：會(huì)務(wù)組

（3）會(huì)務(wù)組牽頭人                                  （4）會(huì)務(wù)組組成
（5）會(huì)務(wù)組職責(zé)                                    （6）會(huì)議接待的事項(xiàng)與要點(diǎn)

（7）會(huì)議議程、與會(huì)人員的確認(rèn)                      （8）與會(huì)人員與會(huì)行程安排
（9）與會(huì)人員接站與交通安排                        （10）與會(huì)人員登記
（11）會(huì)議費(fèi)用收取                                （12）與會(huì)人員住宿安排
（13）與會(huì)人員餐飲安排                            （14）與會(huì)人員茶飲、茶歇安排
（15）與會(huì)人員會(huì)議間隙行動(dòng)安排                    （16） 與會(huì)人員離場(chǎng)行程安排
（17）會(huì)議資料發(fā)放                                （18）與會(huì)伴手禮
（19）會(huì)議接待禮儀要點(diǎn)
6.會(huì)議跟蹤
（1）會(huì)議決議發(fā)布的程序                          （2）會(huì)議決議的傳達(dá)、跟蹤
（3）會(huì)議決議的會(huì)后跟蹤                          （4）主持者的跟蹤
（5）與會(huì)者的跟蹤                                （6）指定跟蹤人的跟蹤
（7）會(huì)議決議內(nèi)容實(shí)施效果的考核
【情景演練】會(huì)議記錄與會(huì)議決議的整理