打造高績(jī)效團(tuán)隊(duì)——高效會(huì)議管理

【課程背景】

開(kāi)會(huì)，是管理工作的一種重要方法。他對(duì)集思廣益，消除誤解，做出決策，有重要意義。但現(xiàn)在，許多會(huì)議成為了一種形式，一種“累贅”。有的會(huì)議議題繁多，只議不決；有的會(huì)議拖拉嚴(yán)重，形成了效率低下的“大尾巴會(huì)”。有的會(huì)議，參加人數(shù)眾多，無(wú)多大關(guān)系“陪綁”的現(xiàn)象嚴(yán)重。

總之，低效的會(huì)議，無(wú)用的會(huì)議，拖拉的會(huì)議，陪綁的會(huì)議，既浪費(fèi)了大家的時(shí)間，又制造了“文山會(huì)?！保殉闪嗽S多公司效率低下、成本增大的重要環(huán)節(jié)。

如何開(kāi)好高效的會(huì)議？本課程將通過(guò)案例研討、復(fù)盤反思和模擬實(shí)操幫助大家理解高效會(huì)議的五大原則、掌握高效會(huì)議的流程以及七步法。

【課程收益】

ü 全面認(rèn)知會(huì)議的主要功能與目的，重視會(huì)議在日常管理中的作用

ü 了解常見(jiàn)會(huì)議的類型，深入剖析影響會(huì)議的因素

ü 理解高效會(huì)議的五大原則與七步法

ü 掌握高效會(huì)議的信息傳遞與研討技巧

【課程對(duì)象】團(tuán)隊(duì)管理者，中基層管理者

【課程時(shí)長(zhǎng)】基礎(chǔ)版：0.5天，實(shí)操版：1天

【課程大綱】

【開(kāi)場(chǎng)破冰】你心目中的會(huì)員是什么樣的？

一、 全面解讀“會(huì)議”

(一) 會(huì)議的五項(xiàng)功能

1. 提供信息

2. 匯集信息

3. 解決問(wèn)題

4. 宣傳政策

5. 培育訓(xùn)練

(二) 會(huì)議的目的

1．開(kāi)展有效的溝通

2．資訊傳達(dá)

3．監(jiān)督員工的工作進(jìn)展

4．達(dá)成協(xié)議,解決問(wèn)題

5．決策和資源共享

6．開(kāi)發(fā)創(chuàng)意

7．激勵(lì)員工士氣

8．鞏固經(jīng)理人的地位

(三) 會(huì)議的常見(jiàn)類型

【互動(dòng)討論】我們?nèi)粘６加心男?huì)議？

二、 重要的高效會(huì)議要素

(一) 為什么總覺(jué)得會(huì)議無(wú)效？

1. 會(huì)議前的影響因素

2. 會(huì)議中的影響因素

3. 會(huì)議后的影響因素

(二) 高效會(huì)議的五大原則

1. 主題要唯一

2. 會(huì)前要告知

3. 時(shí)間要緊湊

4. 記錄要完整

5. 紀(jì)要要及時(shí)

三、 高效會(huì)議七步法

(一) 合理分工，明確會(huì)議中的角色

1. 明確與會(huì)人員：部門-職級(jí)-人數(shù)

2. 召集人在會(huì)議中的參與和作用

3. 主持人在會(huì)議中的角色與作用

4. 記錄員在會(huì)議中的角色與作用

(二) 有據(jù)可查，詳盡的會(huì)議資料

1. 會(huì)議資料在會(huì)議中的作用

2. 會(huì)議資料的保密等級(jí)

3. 電子資料vs紙質(zhì)材料

(三) 有章可依，明確的會(huì)議紀(jì)律

1. 設(shè)定時(shí)間：準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束

2. 約定時(shí)間：每個(gè)議程的時(shí)間

3. 共識(shí)發(fā)言規(guī)則與順序

(四) 張弛有度，明確的會(huì)議目標(biāo)與議程

1. 沒(méi)有會(huì)議目標(biāo)，是在浪費(fèi)時(shí)間

2. 沒(méi)有明確議程，是在耍流氓

(五) 結(jié)果導(dǎo)向，不開(kāi)無(wú)疾而終的會(huì)

1. 既定會(huì)議目標(biāo)的達(dá)成檢視

2. 超綱內(nèi)容或待議內(nèi)容的確認(rèn)

3. 會(huì)議議程的整體復(fù)盤

(六) 有效記錄，準(zhǔn)確完整的記錄&清晰明確的決議

1. 關(guān)鍵數(shù)據(jù)

1. 行動(dòng)方案——ODTRT

2. 所需支持與資源

(七) 有始有終，會(huì)后的有效跟蹤

2. 建立會(huì)議事后追蹤程序——Follow-up Memo

3. 及時(shí)跟進(jìn)與適時(shí)調(diào)整

四、 高效會(huì)議的技巧

(一) 積極開(kāi)放的會(huì)議心態(tài)

1. 自信、積極、開(kāi)放的心態(tài)

2. 不受人際關(guān)系牽絆

(二) 會(huì)議溝通三要素

1. 會(huì)議中的語(yǔ)言技巧

2. 會(huì)議中準(zhǔn)語(yǔ)言的注意點(diǎn)

3. 會(huì)議中非語(yǔ)言的注意點(diǎn)

(三) 營(yíng)造正向氛圍

1. 基于客觀事實(shí)，不批判不貼標(biāo)簽

2. 肯定與激勵(lì)，讓大家變得更自信

3. 樹(shù)立正確的形象與目標(biāo)

4. 提供好的案例激發(fā)大家學(xué)習(xí)

5. 會(huì)議中打造正向團(tuán)隊(duì)

(四) 有效的信息傳遞

1. 陳述介紹

2. 提問(wèn)回答

3. 小組討論

4. 游戲故事

(五) 優(yōu)秀會(huì)員主持人的技巧

1. 豹頭，精彩的會(huì)議破冰與暖場(chǎng)

2. 熊腰，識(shí)別消極與積極信號(hào)

3. 鳳尾，會(huì)議結(jié)束的升華

(六) 會(huì)議中常見(jiàn)問(wèn)題的破解之道

1. 會(huì)議出現(xiàn)卡住

2. 會(huì)議出現(xiàn)跑題  

3. 會(huì)議出現(xiàn)冷場(chǎng)  

4. 會(huì)議提出不同觀點(diǎn)  

5. 會(huì)議出現(xiàn)爭(zhēng)執(zhí)  

6. 會(huì)議出現(xiàn)超時(shí)

7. 會(huì)議出現(xiàn)話題或已做決定的重復(fù)討論