基于有效時間利用的工作管理七大法則

課程背景：

大多數(shù)的員工在工作中效率不高，歸納的原因主要是時間沒有有效利用，工作能力不足所致......這些原因都是表象，實際背后的原因是每個人的性格及行為模式所決定。行為模式導致拖延，不能計劃和合理安排工作，使得工作效率低下;或者工作效能低下所致。

因此，通過認知自我的性格特質，揚長避短，合理利用性格優(yōu)劣勢，掌握工作管理的基本成為提高工作效率的必然途徑，本課程即在認知性格特質的情況下，根據(jù)性格特質發(fā)揮自己的工作優(yōu)勢潛能。

課程目的：

● 認知自己性格特質及行為模式的優(yōu)點與缺點;

● 了解影響工作效率的根本原因，掌握時間管理的基本原則和方法;

● 學會工作管理的七大法則，掌握提高工作效率的原則與方法，并結合實際工作將方法應用于工作實踐。

課程時間：2天，6小時/天

課程對象：企業(yè)全體員工及有志于提高時間有效利用的有志之士

課程大綱

第一講：自省法則——分析時間的使用方式

一、認識時間管理

1. 認識時間管理的重要性

2. 未被意識到的6種時間浪費

3. 規(guī)避時間管理不善的問題

二、掃除時間管理的心理障礙

1. 用自尊心強化時間意識

2. 讓拖延得到有效控制

3. 決策時不再猶豫

三、追蹤時間使用狀況

1. 用列表作為工具

2. 列一份時間開銷清單

3. 診斷自己的時間管理能力

四、出色的自我時間規(guī)劃

1. 5步完成個人時間規(guī)劃

2. 個人時間規(guī)劃的6種方法

3. 基于個人性格的時間管理

五、用好情緒提升時間利用率

1. 別讓壞情緒損耗你的時間

2. 時刻保持良好的心情

3. 提高時間效率的7項練習

第二講： 目標法則——用SMART標準提高效率

一、目標明確，行動才有效

1. 讓目標明確的5W1H法

2. 用目標展開圖確定目標與責任

3. 目標管理卡會讓目標更規(guī)范

二、目標管控，量化要到位

1. 目標可衡量的3個關鍵指標

2. 數(shù)字化讓目標易于被衡量

3. 目標無法量化時也要可判定

三、目標可實現(xiàn)才有執(zhí)行力

1. 讓總目標大樹分出小枝杈

2. 用階段性區(qū)分法實施目標

3. 目標清晰，能力也要到位

四、大小目標之間緊密相連

1. 保持目標體系的整體相關性

2. 將個人目標與企業(yè)目標合二為一

3. 讓長短期目標緊密結合

五、以確切的時間點管控進度

1. 給出任務完成的最后期限

2. 全程監(jiān)控目標執(zhí)行的進度

3. 反應要敏捷，行動要快速

第三講： 方圓法則——一切按規(guī)則做事

一、未雨綢繆的計劃控制

1. 制定高可行性的計劃

2. 設置計劃的關鍵控制點

3. 3種有效的計劃工具

二、無規(guī)則，不成方圓

1. 一時只做一件事

2. 做了就一定要做完

3. 工作中要有節(jié)奏感

三、用紀律保證工作的按時完成

1. 培養(yǎng)員工的紀律性

2. 消滅偶發(fā)的懈怠之心

3. 沒做到時的“懲罰”

四、好習慣利于時間的控制

1. 保持良好的肢體語言

2. 讓精力更集中

3. 今日事，今日畢

五、將隱藏的時間充入計劃

1. 善用空檔時間

2. 創(chuàng)造時間區(qū)

3. 逆勢操作換來時間

第四講： 四象限法則——在正確的時間做正確的事

一、分清工作的緊急、重要度

1. 分清工作的輕重緩急

2. 劃分優(yōu)先事項與滯后事項

3. 給任務貼上“ABCDE” 標簽

二、設定不同等級的優(yōu)先權

1. 3步建立工作優(yōu)先權

2. 用5個問題設定優(yōu)先級別

3. 設立個人優(yōu)先級

三、選擇工作處理的最佳時機

1. 迅速落實優(yōu)先級較高的工作

2. 順便完成舉手之勞的工作

3. 選擇一種能產生效率的拖延

四、“做正確的事”與“正確地做事”

1. 看清正確的事

2. 讓時間投資收益最大化

3. 花時間思考正確做事的方法

五、以結果為導向控制時間

1. 分析目前的操作能力

2. 實施高效的專案管理

3. 一次到位工作法：嚴格按計劃落實

第五講： 精簡法則——優(yōu)化工作流程和細節(jié)

一、事前預想最佳的做事流程

1. 用SWOT分析法明確流程作業(yè)時間

2. 掌控作業(yè)流程中的關鍵點

3. 流程優(yōu)化也需要發(fā)揮創(chuàng)造力

二、化繁為簡地優(yōu)化流程

1. 去除流程中的冗余環(huán)節(jié)

2. 合并可簡化的環(huán)節(jié)

3. 為不合理的環(huán)節(jié)重新排序

三、推倒重來也是流程優(yōu)化

1. 5why法診斷不當環(huán)節(jié)

2. 重新設計流程的3個步驟

3. 讓新流程運作更協(xié)調

四、讓工作環(huán)境更加簡潔有序

1. 合理布置辦公空間

2. 整理和清理新舊文檔

3. 善用6種整理小工具

五、善用網絡提高工作效率

1. 巧用電子郵件為辦公助力

2. 用網絡簡化日程管理

3. 最快速找到所需的資料

第六講： 韻律法則——讓每一分鐘都有價值

一、全力保持工作韻律

1. 確認自己的工作韻律

2. 讓工作韻律更和諧

3. 保持工作韻律的4種方法

三、快速處理電話干擾

1. 快速處理電話干擾的兩大策略

2. 高效接聽工作來電

3. 巧妙拒絕私人電話和推銷電話

三、化繁為簡分配任務更有效率

1. 任務分配前的“三清楚”

2. 委派任務時的5個要點

3. 任務委派后不忘跟進

四、聽好任務少干擾

1. 只有這樣聽才不會錯

2. 任務只需一次確認

3. 分內、分外，事都關己

五、溝通中的防干擾和抗干擾

1. 選擇時機，不要貿然溝通

2. 掌握溝通對象的工作韻律

3. 機智應對突然來訪者

第七講： 80/20法則——把時間用于少數(shù)重要的事

一、把時間留給最重要的事

1. 80%的業(yè)績來自20%的任務

2. 衡量工作任務的價值

3. 為20%的重要任務留出時間

二、專注于最重要的事

1. 掙脫日?，嵤碌氖`

2. 對重要的事投入興趣

3. 提醒自己的專注力

三、為最重要的事創(chuàng)造時間

1. 消減時間的過度損耗

2. 壓縮一般性事務的處理時間

3. 用適宜的投資創(chuàng)造出時間

四、減少多余責任的時間消耗

1. 統(tǒng)計自己的責任清單

2. 去掉不重要的責任

3. 學會對任何人說“不”

五、在高效的時間段做重要的事

1. 探尋最高效的時間段

2. 靈活分解時間段

3. 合理組合時間段