想清楚 寫出來 說明白 ——商務寫作與匯報能力提升

【培訓背景】

您在工作中是否遇到過如下場景？

（1）您接到一個寫作任務，覺得有很多話要寫，但又不知道從哪里下筆？

（2）您寫了一大段材料，但是覺得思路有問題，想改又不知從何改起？

（3）為見客戶做了幾十頁ppt，數(shù)據(jù)詳實，信息充分，但是客戶好像沒有獲得他最想要的信息，如何修改PPT？

沒有要點、雜亂無章的寫作表達往往都缺乏說服力，信息接受者很難理解表達者的真正意圖，從而難以達成共識，長此以往，就會降低組織運營的效率。上述情景當中，如果當事人可以簡單、明了地將自己的觀點有理、有據(jù)、有序的表達出來，結果就會截然不同。基于金字塔原理的結構化思維可以幫助當事人理清思路，進而提高寫作的效率，這一思維模式也因此成為職場人士一項必備的管理溝通技能。

本課程的原理來源于芭芭拉?明托女士的經典暢銷商業(yè)管理書籍《金字塔原理》。通過講解思維的結構性特點，強化學員思考時的邏輯思維方式，藉此提高學員思考、表達與呈現(xiàn)的能力，該方法已受到全球眾多跨國公司的推崇，目前已經幫助眾多國內大型企業(yè)的員工交流、表達與呈現(xiàn)的標準化工具。

【課程特色】

? 專業(yè)魅力的表達技巧，使課程更具啟發(fā)性

? 課程內容架構清晰，內容組織張弛有度

? 理論與實務兼具, 使學習極具系統(tǒng)性

? 通過案例解說，讓學員感悟更深刻

? 在實際互動演練中得到隨學即用的效果

【課程目標】

?     提升員工的思維能力：學會思考

?     提升員工的表達效率：善于表達和寫作

?     建立企業(yè)統(tǒng)一的思維和呈現(xiàn)體系，打造共同的思維和語言平臺

?     促進企業(yè)的經驗沉淀：樹立企業(yè)隱性、零散的管理經驗，使其更加可傳承可復制

【培訓大綱】

前言：寫作（表達）前的思考

一． 為什么您的匯報聽起來有點費勁？

1. 未能充分考慮讀者的需求

2. 行文缺乏清晰的邏輯和架構

二． 如何增強表達效果？

1. 了解讀者的需求，做到有的放矢

2. 運用合理的邏輯，理順表達思路

3. 不僅需要學習，更需要多多實踐

三． 優(yōu)秀作品的兩大特點：

1. 重邏輯

2. 重要點

四． 高效寫作與匯報的作用：

1. 提高溝通效率

2. 增強表達效果

3. 易于達成共識

開場熱身：理性思維在生活中的閃現(xiàn)。

（一）有效表達——三招確保表達效果

1. 觀點明確——易于理解、接受的主題句

2. 理由充分——支持觀點的理由充分、可靠

3. 架構合理——易于全盤掌握的結構安排

（二）確定受眾——基于目標定主題

1. 設定目標——讓表達有的放矢

（1） 設定場景：寫給誰看

A. 確認目標之前先設定好場景

B. 場景越具體內容才能越準確

（2） 確定目標：擬討論的主題

A. 目標的可達成性

B. 所有內容圍繞目標展開

2. 設定主題——讓表達觀點明確

（1） 明確主題：您最想和讀者分享的觀點

（2） 強化主題：讓讀者一看便知

寫作實踐：每組就工作中的實際問題擬定一個寫作主題，確定讀者對象

（三）厘清邏輯——讓表達有理有據(jù)

1. 觀點說清楚：主要觀點是什么？

l 方法：基于事實，精煉總結

思路：歸納（要點歸納、主題歸納）

l 步驟：

a) 搜集：盡量尋找和寫作主題相關的事實、數(shù)據(jù)、信息

b) 篩選：選擇與寫作主題相關度較大的材料（事實、數(shù)據(jù)、信息等）

c)  總結 ：從基本信息中尋找共性信息

d) 判斷：基于共性信息得出一些有價值的觀點

2. 理由講明白：為什么這么認為？

l 用處：論證觀點的合理性

l 闡述理由的方式：

a) 演繹式

b) 動因式

c) 目的/成果式

他山之石：其他企業(yè)實踐案例分享

寫作實踐：用歸納和論證思維對既定主題進行討論研究，目標是得出一些重要的分論點，并根據(jù)具體情況選擇說服讀者的論證思路。

（四）架構清晰——讓文章一目了然

1. 架構的作用：觀點表述立體化，信息傳達層次化

2. 結構性思維的特征：

a) 要點（結論）先行

b) 上下對應

c) 分類清楚

d) 排序邏輯

3. 結構性思維的優(yōu)勢：

a) 利他思維——從讀者角度想問題

b) 講理思維——論點清晰，論證充分，以理服人

課堂互動：用實踐案例分享金字塔原理在寫作用的運用和優(yōu)勢

4. 如何搭建架構：

（1） 縱向關系：結論先行，上下對應

（2） 縱向原則：寫深入

A. 主題中的每一個關鍵詞都要論述到

B. 論點與子論點之間上下對應

C. 從ta的角度設想問題

D. 回答問題盡量是結論

E.    最底層的信息需要給出看數(shù)據(jù)/事實

寫作實踐：根據(jù)結論先行和上下對應的原則，從上至下挖掘有效觀點，擺事實講道理，做到所寫的內容都是讀者感興趣的，同時讀者一看便能抓住要點。

（3） 橫向關系： 分類清楚，排序邏輯

（4） 橫向原則： 寫全面

A. 分類原則（MECE）：相互獨立  完全窮盡

B. 排序選擇：

① 論證順序    ②  結構順序    ③  重要性順序

④  時間順序    ⑤  視角順序

課堂互動：結合案例詳細闡述縱向與橫向的結構設計注意點

他山之石：其他企業(yè)實踐案例分享

寫作實踐：在同一層面上補充內容，整理寫作順序，用MECE原則檢查有無疏漏，使全文言之成理、言之有觀點、言之有序、言之有節(jié)奏。

（五）漸進開篇——SCQA式開篇

SCQA式開篇的優(yōu)勢在于通過運用構建作者讀者雙方的對話平臺，使話題得以自然引入

1. S (情境)：雙方共同認可的背景、事實，共享的信息，共同擁有的價值觀，共同遵守的原則等……

2. C (沖突)：在這一情境（現(xiàn)狀）下，出現(xiàn)的現(xiàn)象，產生的問題/矛盾

3. Q（問題）：如何解決這一問題？如何緩解這一矛盾？

4. A（解答）：擬在正文中討論的內容概括（包括關于這一問題的根本原因分析、解決方案、預期收益等……）

案例分享：通過不同行業(yè)文章的開篇，探尋開篇的寫作思路。

寫作實踐：根據(jù)各組的不同主題，尋找可以導入主題的SCQA，完成文章的開篇。

（六）包裝主題——讓受眾眼前一亮

1.  原始狀態(tài)：描述性主題

2.  提高狀態(tài)：觀點性主題

3.  最終狀態(tài)：亮點詞+觀點性主題

案例分享：分享從普通標題到優(yōu)秀標題的包裝。

寫作實踐：提煉核心觀點，尋找最佳總結詞，力求主題對文章起到畫龍點睛的作用。

結語：經驗分享

1. 先想后寫，事半功倍；   2. 架構在前，內容在后；

3. 好文要改，好句要謀；   4. 章法在手，速度不愁；

5. 多練幾手，成竹在胸 。